İş Kurma
Hollanda'da Yasal Fatura Nasıl Kesilir? Zorunlu Bilgiler
Fatura, sadece para istediğin bir kağıt değil — hukuken bir teslim sözleşmesinin kanıtı ve BTW (KDV) muhasebenin temeli. Bu yüzden Belastingdienst (vergi dairesi) faturada nelerin bulunması gerektiğini tek tek belirlemiş. Eksik bir fatura geçersiz sayılır. Bu rehberde yasal bir faturada bulunması zorunlu her şeyi, özel durumları ve pratik ipuçlarını anlatıyorum.
Bu, Hollanda’da ZZP kurma rehberinin faturalandırma adımının detaylı halidir.
Neden bu kadar önemli?
Faturan eksikse iki ciddi sonucu olur:
- Müşterin BTW’yi indiremez. İş müşterilerin (B2B) ödedikleri BTW’yi geri almak için geçerli bir faturaya ihtiyaç duyar; eksik faturayı reddederler.
- Belastingdienst indirimi reddedebilir. Bir denetimde (boekenonderzoek) eksik fatura geçersiz sayılır ve sana ek tahakkuk (naheffing) çıkarılabilir.
Yani düzgün fatura hem profesyonellik hem de yasal koruma meselesidir.
Zorunlu fatura bilgileri (kontrol listesi)
Her faturada şunlar bulunmalı:
Senin bilgilerin
- Şirket adın ya da KvK’de kayıtlı kendi adın
- İş adresin (sokak, posta kodu, şehir)
- KvK numaran
- BTW kimlik numaran (BTW-id, NL…B01 formatında)
Müşterinin bilgileri
- Adı veya şirket adı
- Adresi
- (B2B/AB işlemlerinde) müşterinin BTW numarası
Fatura detayları
- Fatura tarihi (factuurdatum)
- Benzersiz ve artan fatura numarası (her numara yalnızca bir kez)
- Teslim/hizmet tarihi
- Mal veya hizmetin açık açıklaması ve miktarı
Tutarlar
- BTW hariç tutar
- BTW oranı (%21 / %9 / %0)
- BTW tutarı (ayrı gösterilir)
- KDV dahil toplam tutar
Banka bilgilerin (IBAN) yasal bir zorunluluk değildir ama ödemenin yapılabilmesi için pratikte şarttır — mutlaka ekle.
Özel durumlar
KOR kullanıyorsan: Faturalarına BTW eklemezsin; bunun yerine küçük girişimci muafiyetinden (KOR) yararlandığını ve BTW hesaplanmadığını belirtirsin.
AB içi iş müşterisine hizmet (BTW verlegd): Başka bir AB ülkesindeki bir işletmeye hizmet veriyorsan genelde BTW’yi sen hesaplamazsın; faturada “btw verlegd” (BTW devredildi / VAT reverse charged) ibaresini ve müşterinin BTW numarasını belirtirsin. Bu teslimleri üç ayda bir ICP bildirimiyle (Opgaaf intracommunautaire prestaties) Belastingdienst’e bildirmen gerekir.
Tüketiciye küçük tutarlı fatura: Tüketiciye kestiğin, KDV dahil €100’a kadar faturalarda daha az bilgi içeren basitleştirilmiş fatura kesebilirsin (satıcı adı, tarih, açıklama, BTW oranı). AB içi teslimlerde bu istisna geçerli değildir.
Fatura numaralandırma kuralı
Numaralar artan ve aralıksız olmalı. Formatı sen seçersin (ör. 2026-001, 2026-002), ama tutarlı olmalısın. Bir numarayı asla atlama veya kesilmiş bir faturayı silme — Belastingdienst denetimde kesintisiz bir dizi görmek ister. Bir faturayı düzeltmen gerekirse, aynı numaranın revizyonunu kullan (ör. 2026-001-R).
Dijital fatura geçerli mi?
Evet. PDF olarak e-posta ile gönderilen bir fatura, kağıt faturayla tamamen eşdeğerdir — yeter ki içeriğinin değiştirilemez ve okunabilir olduğu güvence altında olsun. Giderek daha çok kamu kurumu ve büyük şirket, Peppol ağı üzerinden e-fatura istiyor; kamuyla çalışmayı düşünüyorsan bu formatı şimdiden tanımakta fayda var.
Faturaları ne kadar saklamalısın?
Gönderdiğin ve aldığın tüm faturaları en az 7 yıl saklamak zorundasın (gayrimenkulle ilgili faturalarda 10 yıl). Dijital saklama serbesttir; yeter ki faturalar okunabilir ve sonradan değiştirilemez olsun. İpucu: bir bulut yedeği (Drive/Dropbox) ve gelen faturaları da arşivlemeyi unutma.
Ödeme ve geç ödeme
- Ödeme vadesi (betalingstermijn): Standart 30 gündür, ama sen belirleyebilirsin. Faturaya net bir son ödeme tarihi yazmak (“lütfen 7 Mayıs 2026’ya kadar ödeyin”) ileride tartışmayı önler.
- Ödenmezse: Önce nazik bir hatırlatma (herinnering), sonra resmi bir ihtar (aanmaning) gönderirsin. Geç ödemede yasal faiz (wettelijke rente) talep edebilirsin; oran B2B ve B2C için farklıdır, güncel oranı kontrol et. Gerekirse tahsilat bürosu veya mahkeme yolu açıktır.
Pratik: nasıl keseceksin?
Word veya Excel’de fatura kesebilirsin, ama bu zaman alır ve hata yapmaya açıktır (eksik alan, atlanan numara). Bir muhasebe/fatura programı zorunlu alanları otomatik doldurur ve numaralandırmayı düzenli tutar. Kendi muhasebeni mi tutacaksın, yoksa profesyonel desteğe mi ihtiyacın var?
Sık Sorulan Sorular
Tüketiciye fatura kesmek zorunda mıyım? İş müşterilerine (B2B) fatura kesmek zorunludur. Tüketicilere genelde zorunlu değildir, ama hem profesyonellik hem kayıt için tavsiye edilir.
Faturayı başka para biriminde kesebilir miyim? Evet, ama BTW beyanını her zaman euro üzerinden yaparsın; fatura tarihindeki kuru kullan.
Bir numarayı yanlışlıkla atladım, ne yapmalıyım? Açıklama olmadan numara atlama. Mümkünse düzelt; denetimde Belastingdienst kesintisiz dizi bekler.
Faturayı ne kadar saklamalıyım? En az 7 yıl (gayrimenkulde 10 yıl), hem gönderdiklerini hem aldıklarını.
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır; kendi durumun için belastingdienst.nl’i kontrol et veya bir muhasebeciye danış. Güncelleme: [tarih].